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Visio-conférence: 7 points essentiels pour organiser votre présentation efficacement!

Auteur: Sandra Lambert 21/04/2015

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De nos jours, les réunions ou présentations par visio-conférences sont de plus en plus fréquentes car les budgets pour les évènements sont serrés alors que l’accès internet haut-débit est en hausse.

La visio-conférence également appelé webinaire est une conférence sur le web qui comprend généralement plusieurs dizaines, centaines voire milliers de participants, et qui est utilisée pour réaliser des séminaires, des formations, des présentations d’affaires ou de produits et services, des formations….. (Voir article: Un outil incontournable pour communiquer en direct à des dizaines, centaines, milliers de personnes sans bouger de chez vous.)

Comme pour un séminaire classique, votre évènement doit être préparé à l’avance avec attention afin d’en assurer son succès.

"Le secret d'une visio-conférence réussie passe par sa préparation. Elle peut tourner à un véritable fiasco si elle est mal préparée ou improvisée." 

Voici quelques conseils pratiques et étapes à suivre pour réussir votre réunion en ligne:

1) Le choix de votre outil de visio-conférence


Le choix de votre solution de web-conférence doit-être en fonction de vos besoins, vous trouverez de nombreux prestataires proposant leur solution de visio-conférence en faisant une recherche dans Google.

Pour ma part, j’ai sélectionné la solution Weesoo qui est en Français, performante et avec un excellent rapport qualité/prix. Ce logiciel est adapté aux petites, moyennes et grandes entreprises, mais aussi aux entrepreneurs indépendants qui l’utilisent de plus en plus (formations, coaching, présentation d’opportunités….).

Le logiciel de visio-conférence Weesoo est un outil convivial, son interface est intuitive et facile à utiliser, munie de nombreuses fonctionnalités comme : la personnalisation de la salle, la diffusion de fichiers et vidéos sur le tableau blanc, le partage d’écran ou encore l’enregistrement d’un web-conférence…

Weesoo dispose d'une application mobile qui permet aux internautes d'assister au séminaire depuis un mobile, une tablette ou un Iphone.

Les salles de visio-conférences Weesoo permettent de recevoir : 50, 500, 1000 personnes ou plus. Il suffit de choisir la formule la plus adaptée à vos besoins. Accessibles pour tous les budgets, à partir de seulement 29.90€/mois et sans engagement.

 

solution Weesoo visio-conférence

2) Préparez un support visuel: le diaporama 

Créer un diaporamaTout d'abord, vous devez créer votre diaporama avec le logiciel "Power Point" qui est l'outil idéal en termes de possibilités. 

Si vous ne disposez pas de cet outil, vous pouvez également utiliser d'autres outils, comme "Open office" que vous trouverez dans les programmes gratuits de votre ordinateur.

 

Quelques astuces pour réaliser un diaporama:


 L'organisation:

La réalisation d'un diaporama est une étape très importante à la réussite d'une bonne présentation en visio- conférence.

 Voici quelques conseils pour être efficace lors de la création d'un diaporama:

 Commencez par faire un plan de votre présentation (dans Word, bloc note ou sur une feuille de papier), notez tous les points que vous souhaitez aborder et le détail complet de chaque sujet.

 Ensuite, structurez votre présentation: sur votre feuille de brouillon, mettez en ordre vos idées et dessinez votre diaporama, Slide par slide, notez les images que vous voulez y associer et les arguments qui s'y attachent.

 Attention, vos slides ne doivent pas être trop chargés en texte.

 Utilisez des mots forts et accrocheurs: Relevez uniquement les mots ou phrases clefs que vous pouvez lister sous forme de puces.

 Pour le détail, gardez-le précieusement car il vous servira pour argumenter oralement votre présentation.

 Une fois que ce travail de fond est effectué, vous pouvez commencer à créer votre diaporama dans Power point, Open office ou le support de votre choix.

 Quelques conseils sur la création de votre diaporama:

Votre diaporama doit être attrayant et dynamique!

Choisissez un thème (Template)

Vous pouvez utiliser les masques qui permettent de contrôler l'apparence des éléments de votre diaporama (graphisme, couleurs, police...)

Il est important d'harmoniser les couleurs que vous employez, c'est à dire de choisir 2 ou 3 couleurs maximum que vous utiliserez sur tous les slides du diaporama.

Vous pouvez également jouer sur la nuance des couleurs choisies.

 Le contenu texte de la diapositive:

  • Soignez votre rédaction 
  • Utilisez des polices standards qui sont lisibles
  • Utilisez des listes à puces courtes 
  • Ecrivez en gros
  • Relisez-vous et corrigez les fautes d'orthographe

 Le contenu graphique de la diapositive:

Choisissez des images qui illustrent réellement le sujet.

Si vous souhaitez utiliser des animations, faites-le avec modération!
Une animation sert à mettre en avant un mot, un phrase, une image... Si tous vos slides sont bourrés d'animations qui surgissent dans tous les sens, cela ne fait pas très professionnel et distrait les spectateurs.

Une fois que votre diaporama est prêt, entraînez vous à répéter votre présentation. Ceci vous permettra de connaitre votre discourt et d'éviter les erreurs.

3) Apprenez à utiliser votre salle de visioconférence

N’hésitez pas à prendre connaissance des tutoriels mis à votre disposition par votre solution de web-conférence qui vous expliquent comment utiliser la salle et les fonctionnalités dont vous allez devoir utiliser :

  • Comment créer la salle
  • Comment la paramétrer
  • Comment diffuser un diaporama 
  • Comment régler le son et paramétrer votre webcam et micro
  • Comment activer ou désactiver le tchat
  • Comment partager votre écran
  • Comment enregistrer une visio-conférence 
  • ETC…..

4) Préparez votre salle

Votre salle de visio-conférence doit être paramétrée à l’avance, voici quelques suggestions :

Créez votre salle :

  • Définissez (ou pas) un mot de passe d’accès à la salle pour vos invités.
  • Choisissez un fond d’écran 
  • Vous pouvez paramétrer une action d’accueil de vos invités, au moment où ils se connectent à la salle, exemple : lancer une vidéo. 
  • Ajoutez votre diaporama dans la salle
  • Activer ou désactiver le tchat : il est également possible de l’activer et de le désactiver directement depuis la salle, pendant votre présentation.

5) Vérifiez votre matériel

Vérifiez les mises à jour de votre ordinateur (flash Player, navigateur…..)

La Visio conférence est en général en vocation professionnelle, pour cette raison il est conseillé de se doter de matériel de qualité (ordinateur performant et matériel audio/vidéo de qualité).

Vérifiez l’état de marche de votre micro et web Cam. Il est conseillé d’utiliser un micro casque ou d’utiliser
un micro du style « Clearone » afin de bénéficier d’un son net et sans échos.

6) Faites un test!


Une fois que votre salle est prête et que vous avez pris connaissance de son fonctionnement, invitez quelques collègues pour vous aider à tester l'outil de visio-conférence afin de vous assurer du bon fonctionnement de votre matériel et de la maitrise des fonctionnalités que vous allez utiliser. (diffusion d’un diaporama, prise de parole…)

7) Invitez vos contacts

Il ne vous reste plus qu’à lancer vos invitations avec les informations nécessaires pour accéder à la salle, qui incluent : La date et l’heure de la réunion, le lien de connexion (url) et le mot de passe (s’il y en a un).

Il est recommandé à tous les participants de se connecter 10/15 minutes avant le début de la présentation ou de la réunion afin de vous assurer que tous les invités ne manquent pas le début.

Voir article: Comment se connecter dans une salle de visioconférence Weesoo en tant qu'invité?

Maintenant c'est à vous de jouer!

N'hésitez pas à commenter cet article si vous avez des questions ou remarques, mais également nous faire partager votre expérience!

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